1. Responsable del tratamiento

RESEARCHOS SPA, titular de RefNinja, es responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través del sitio web y la aplicación, disponible en refninja.org.

• Titular: RESEARCHOS SPA, RUT 78.515.514-9.
• Domicilio: 23 Norte 3037, Talca.
• Correo de contacto para materias de protección de datos: [email protected].

2. Finalidades del tratamiento

RefNinja trata datos personales para:

• Crear y gestionar su cuenta, incluyendo autenticación por correo y contraseña o mediante inicio de sesión con Google.
• Prestar el servicio de búsqueda y consulta de revistas indexadas en Web of Science/JCR y en el catálogo de ANID.
• Convertir identificadores DOI en citas bibliográficas en distintos formatos.
• Crear y administrar proyectos bibliográficos personales.
• Generar y administrar enlaces cortos.
• Gestionar suscripciones, facturación y solicitudes relacionadas con pagos mediante Paddle o, para suscripciones anteriores, Stripe.
• Aplicar los límites de uso correspondientes al plan contratado.
• Realizar analítica interna de tráfico del sitio, con fines de administración y mejora del servicio.
• Proveer el editor colaborativo TeXForge: almacenamiento de documentos y archivos, compilación a PDF, chat y comentarios entre colaboradores, gestión de invitaciones, y enlaces de acceso compartido o de vista pública cuando usted decide activarlos.
• Recomendar revistas académicas a partir del resumen que usted decide ingresar, mediante un algoritmo de similitud de texto que se ejecuta íntegramente en nuestra infraestructura, sin recurrir a servicios externos de inteligencia artificial.
• Enviar comunicaciones asociadas al servicio, como invitaciones a colaborar o recuperación de contraseña.

RefNinja no utiliza sus datos personales para publicidad de terceros, venta de datos ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial de terceros.

3. Base jurídica

El tratamiento se realiza conforme a la Ley 19.628 y las demás normas aplicables, con su consentimiento cuando corresponda o la autorización que otorgue la ley. Al registrarse se solicita su consentimiento para las finalidades descritas y se registra la versión aceptada; puede consultar y gestionar ese registro en el Centro de Privacidad. La contratación de una suscripción requiere, además, su confirmación expresa en el proceso de compra.

Las modificaciones de la Ley 21.719 al régimen de protección de datos entran en vigor el 1 de diciembre de 2026, según su texto oficial. Las referencias de esta política a ese régimen se aplican desde su entrada en vigor. No se presume consentimiento para publicidad por contratar un plan.

4. Categorías de datos tratados

a) Identidad y cuenta: correo electrónico, nombre de usuario, nombre y apellido (opcionales), contraseña almacenada cifrada (nunca en texto plano) y, si inicia sesión con Google, los datos básicos de perfil que ese proveedor entrega.

b) Suscripción y facturación: proveedor, estado y tipo de plan, fechas de vigencia, referencias de cliente, transacción y suscripción, y registros técnicos de los avisos de pago necesarios para mantener su acceso. Paddle recibe los datos de contacto, facturación y pago que usted proporciona en su checkout. RefNinja no recibe ni almacena el número completo de su tarjeta ni su código de seguridad.

c) Uso de la plataforma: registros de búsquedas, proyectos, recomendaciones y enlaces generados, para aplicar los límites del plan.

d) Navegación: dirección IP y ruta visitada, con fines de analítica interna.

e) Contenido que usted genera: proyectos y citas; documentos, archivos e imágenes de TeXForge, incluido su contenido íntegro; mensajes de chat y comentarios; el texto que ingrese en el recomendador; y la URL de destino de sus enlaces cortos.

Advertencia importante: esos campos son de redacción libre. Si incluye en ellos datos personales de terceros (nombres, correos o afiliaciones de coautores) o datos sensibles (origen étnico o racial, afiliación política, sindical o gremial, situación socioeconómica, convicciones ideológicas o religiosas, datos de salud, datos biométricos, o información sobre vida sexual, orientación sexual o identidad de género), es su responsabilidad contar con la autorización o base jurídica correspondiente antes de ingresarlos.

f) Datos de terceros no usuarios: cuando usted invita a alguien a colaborar, se recolecta el correo de la persona invitada, ingresado por usted.

g) Datos técnicos de sesión: identificadores de sesión y de protección contra falsificación de solicitudes (cookies técnicas, ver sección 11).

RefNinja no recolecta de forma estructurada RUT, teléfono, dirección física, fecha de nacimiento ni datos biométricos. Solo podrían llegar de forma incidental si usted los incluye en el contenido de texto libre.

5. Destinatarios

RefNinja comparte datos, solo en la medida necesaria para prestar el servicio, con:

• Otros colaboradores de un mismo proyecto de TeXForge, cuando usted los invita o comparte un enlace: verán el contenido, el chat, los comentarios y la identidad de los demás colaboradores.
• Cualquier persona que reciba un enlace público, si usted activa el PDF público de un proyecto o crea un enlace corto.
• Mercado Pago y Flow, según el medio elegido, reciben el correo y los datos necesarios para procesar suscripciones y pagos. RefNinja conserva referencias de la transacción, importes y períodos verificados; no almacena los datos de tarjeta. Los archivos y contenidos de sus proyectos no se envían a estos procesadores.
• Paddle, cuando usted contrata mediante este proveedor, como revendedor y comerciante responsable de la transacción (Merchant of Record), para cobrar, facturar, prevenir fraude, atender solicitudes relativas a pagos y operar el portal del cliente. Intercambiamos referencias de la compra y la suscripción, plan, estado y fechas de vigencia. Paddle trata los datos que recibe de acuerdo con su Política de Privacidad. Los documentos, archivos y contenidos de sus proyectos no se envían a Paddle como parte del proceso de pago.
• Stripe, como procesador para las suscripciones anteriores que utilizan este proveedor.
• Google, cuando usted elige iniciar sesión con su cuenta.
• Cloudflare, donde se almacenan los archivos binarios de los proyectos de TeXForge.
• Brevo, proveedor de envío de correo, que procesa la dirección de destino de los mensajes del servicio.
• Crossref y Semantic Scholar, servicios públicos de metadatos bibliográficos, a los que se consulta el DOI o el texto que usted ingresa.
• Personal autorizado de RefNinja, con acceso limitado a lo estrictamente necesario para operar y dar soporte.

RefNinja no vende ni cede datos personales con fines comerciales o publicitarios ajenos a la prestación del servicio.

6. Transferencias internacionales

Paddle, Stripe, Google, Cloudflare, Brevo, Crossref y Semantic Scholar operan con infraestructura fuera de Chile, por lo que su uso implica una transferencia internacional de datos personales en los términos de la normativa aplicable y, desde su entrada en vigor, del régimen introducido por la Ley 21.719.

Además, la plataforma carga recursos de terceros para la interfaz visual (bibliotecas de código, tipografías) directamente desde redes de distribución de contenido; al hacerlo, su navegador se conecta con esos servidores, lo que también transfiere su dirección IP.

A la fecha de esta versión, RefNinja aún no ha documentado formalmente el mecanismo específico que ampara cada una de estas transferencias conforme al artículo 27 de la Ley 21.719. Esta sección se completará una vez revisados los contratos vigentes con cada proveedor.

7. Plazo de conservación

Los datos de cuenta y el contenido que usted genera se conservan mientras mantenga su cuenta activa, y se eliminan o anonimizan cuando la cierra, salvo que una obligación legal exija conservarlos por más tiempo.

A la fecha de esta versión, RefNinja aún no ha definido plazos específicos para los registros de navegación, los registros de uso para control de cuotas y las solicitudes ingresadas en el recomendador. El principio de proporcionalidad del artículo 3° letra c) exige conservarlos solo por el tiempo necesario para su finalidad; esta sección se actualizará con los plazos concretos una vez definidos.

8. Medidas de seguridad

RefNinja aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas almacenadas con funciones de derivación criptográfica, control de acceso por proyecto, protección contra falsificación de solicitudes, límites de uso por cuenta y registro de eventos relevantes.

9. Sus derechos

Puede solicitar el ejercicio de los siguientes derechos, con el alcance que establezca la legislación aplicable:

• Acceso: saber qué datos suyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir la eliminación de sus datos cuando corresponda.
• Oposición: oponerse a un tratamiento fundado en interés legítimo.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Bloqueo: suspender temporalmente el tratamiento mientras se resuelve una solicitud.

10. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a [email protected] indicando el derecho que desea ejercer y la cuenta asociada. Responderemos dentro de los plazos que fija la ley.

También puede acceder al Centro de Privacidad para consultar y descargar sus datos, registrar solicitudes, gestionar consentimientos y solicitar el cierre de su cuenta. La pantalla explica las condiciones y los pasos de cada procedimiento.

11. Cookies

RefNinja utiliza cookies técnicas, necesarias para el funcionamiento del servicio: identificador de sesión, protección contra falsificación de solicitudes y preferencia de idioma. No se utilizan cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

Cuando abre el checkout o el portal de Paddle, su navegador se conecta con ese proveedor y le comunica datos técnicos, como la dirección IP. Las cookies y tecnologías usadas por Paddle para su servicio se describen en su Política de Privacidad.

12. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse. Los cambios relevantes se comunicarán por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma, indicando la fecha desde la cual rigen. La versión vigente es la publicada en esta página.

13. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales: [email protected].