1. Responsable del tratamiento

RefNinja es el responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través del sitio web y la aplicación, disponible en refninja.org.

• Titular: RESEARCHOS SPA, RUT 78.515.514-9.
• Domicilio: 23 Norte 3037, Talca.
• Correo de contacto para materias de protección de datos: [email protected].

2. Finalidades del tratamiento

RefNinja trata datos personales para:

• Crear y gestionar su cuenta, incluyendo autenticación por correo y contraseña o mediante inicio de sesión con Google.
• Prestar el servicio de búsqueda y consulta de revistas indexadas en Web of Science/JCR y en el catálogo de ANID.
• Convertir identificadores DOI en citas bibliográficas en distintos formatos.
• Crear y administrar proyectos bibliográficos personales.
• Generar y administrar enlaces cortos.
• Gestionar suscripciones y facturación de los planes pagos, a través de nuestro procesador de pagos.
• Aplicar los límites de uso correspondientes al plan contratado.
• Realizar analítica interna de tráfico del sitio, con fines de administración y mejora del servicio.
• Proveer el editor colaborativo TeXForge: almacenamiento de documentos y archivos, compilación a PDF, chat y comentarios entre colaboradores, gestión de invitaciones, y enlaces de acceso compartido o de vista pública cuando usted decide activarlos.
• Recomendar revistas académicas a partir del resumen que usted decide ingresar, mediante un algoritmo de similitud de texto que se ejecuta íntegramente en nuestra infraestructura, sin recurrir a servicios externos de inteligencia artificial.
• Enviar comunicaciones asociadas al servicio, como invitaciones a colaborar o recuperación de contraseña.

RefNinja no utiliza sus datos personales para publicidad de terceros, venta de datos ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial de terceros.

3. Base jurídica

Conforme a los artículos 12 y 13 de la Ley 21.719, el tratamiento se ampara en:

• Ejecución del contrato (art. 13 letra c): base principal para los datos necesarios para crear la cuenta, prestar las funcionalidades solicitadas y gestionar la suscripción.
• Interés legítimo (art. 13 letra d): analítica interna de tráfico con fines de seguridad y mejora del servicio. Usted tiene derecho a ser informado del interés legítimo específico invocado y a oponerse conforme al artículo 8°.
• Cumplimiento de obligaciones legales (art. 13 letra b): registros que deban conservarse por exigencias contables, tributarias u otras.
• Consentimiento (art. 12): hoy RefNinja no realiza tratamientos que dependan exclusivamente del consentimiento. Si se incorpora uno —por ejemplo, comunicaciones de marketing— se solicitará el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco que exige la ley, con un mecanismo de revocación igualmente accesible.

4. Categorías de datos tratados

a) Identidad y cuenta: correo electrónico, nombre de usuario, nombre y apellido (opcionales), contraseña almacenada cifrada —nunca en texto plano— y, si inicia sesión con Google, los datos básicos de perfil que ese proveedor entrega.

b) Suscripción y facturación: estado y tipo de plan, fechas de vigencia e identificadores de referencia del procesador de pagos. RefNinja no almacena datos de tarjetas.

c) Uso de la plataforma: registros de búsquedas, proyectos, recomendaciones y enlaces generados, para aplicar los límites del plan.

d) Navegación: dirección IP y ruta visitada, con fines de analítica interna.

e) Contenido que usted genera: proyectos y citas; documentos, archivos e imágenes de TeXForge, incluido su contenido íntegro; mensajes de chat y comentarios; el texto que ingrese en el recomendador; y la URL de destino de sus enlaces cortos.

Advertencia importante: esos campos son de redacción libre. Si incluye en ellos datos personales de terceros —nombres, correos o afiliaciones de coautores— o datos que la Ley 21.719 califica como sensibles (origen étnico o racial, afiliación política, sindical o gremial, situación socioeconómica, convicciones ideológicas o religiosas, datos de salud, datos biométricos, o información sobre vida sexual, orientación sexual o identidad de género), es su responsabilidad contar con la autorización o base jurídica correspondiente antes de ingresarlos.

f) Datos de terceros no usuarios: cuando usted invita a alguien a colaborar, se recolecta el correo de la persona invitada, ingresado por usted.

g) Datos técnicos de sesión: identificadores de sesión y de protección contra falsificación de solicitudes (cookies técnicas, ver sección 11).

RefNinja no recolecta de forma estructurada RUT, teléfono, dirección física, fecha de nacimiento ni datos biométricos. Solo podrían llegar de forma incidental si usted los incluye en el contenido de texto libre.

5. Destinatarios

RefNinja comparte datos, solo en la medida necesaria para prestar el servicio, con:

• Otros colaboradores de un mismo proyecto de TeXForge, cuando usted los invita o comparte un enlace: verán el contenido, el chat, los comentarios y la identidad de los demás colaboradores.
• Cualquier persona que reciba un enlace público, si usted activa el PDF público de un proyecto o crea un enlace corto.
• Stripe, como procesador de pagos.
• Google, cuando usted elige iniciar sesión con su cuenta.
• Cloudflare, donde se almacenan los archivos binarios de los proyectos de TeXForge.
• Brevo, proveedor de envío de correo, que procesa la dirección de destino de los mensajes del servicio.
• Crossref y Semantic Scholar, servicios públicos de metadatos bibliográficos, a los que se consulta el DOI o el texto que usted ingresa.
• Personal autorizado de RefNinja, con acceso limitado a lo estrictamente necesario para operar y dar soporte.

RefNinja no vende ni cede datos personales con fines comerciales o publicitarios ajenos a la prestación del servicio.

6. Transferencias internacionales

Stripe, Google, Cloudflare, Brevo, Crossref y Semantic Scholar operan con infraestructura fuera de Chile, por lo que su uso implica una transferencia internacional de datos personales en los términos del Título V de la Ley 21.719.

Además, la plataforma carga recursos de terceros para la interfaz visual (bibliotecas de código, tipografías) directamente desde redes de distribución de contenido; al hacerlo, su navegador se conecta con esos servidores, lo que también transfiere su dirección IP.

A la fecha de esta versión, RefNinja aún no ha documentado formalmente el mecanismo específico que ampara cada una de estas transferencias conforme al artículo 27 de la Ley 21.719. Esta sección se completará una vez revisados los contratos vigentes con cada proveedor.

7. Plazo de conservación

Los datos de cuenta y el contenido que usted genera se conservan mientras mantenga su cuenta activa, y se eliminan o anonimizan cuando la cierra, salvo que una obligación legal exija conservarlos por más tiempo.

A la fecha de esta versión, RefNinja aún no ha definido plazos específicos para los registros de navegación, los registros de uso para control de cuotas y las solicitudes ingresadas en el recomendador. El principio de proporcionalidad del artículo 3° letra c) exige conservarlos solo por el tiempo necesario para su finalidad; esta sección se actualizará con los plazos concretos una vez definidos.

8. Medidas de seguridad

RefNinja aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas almacenadas con funciones de derivación criptográfica, control de acceso por proyecto, protección contra falsificación de solicitudes, límites de uso por cuenta y registro de eventos relevantes.

9. Sus derechos

La Ley 21.719 le reconoce los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Acceso: saber qué datos suyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir la eliminación de sus datos cuando corresponda.
• Oposición: oponerse a un tratamiento fundado en interés legítimo.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Bloqueo: suspender temporalmente el tratamiento mientras se resuelve una solicitud.

10. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a [email protected] indicando el derecho que desea ejercer y la cuenta asociada. Responderemos dentro de los plazos que fija la ley.

A la fecha de esta versión, ese correo es el canal disponible: RefNinja aún no cuenta con un formulario dedicado ni con un procedimiento interno formalizado para tramitar estas solicitudes. Esta sección describe el estándar que la plataforma debe cumplir y su implementación está en curso.

11. Cookies

RefNinja utiliza cookies técnicas, necesarias para el funcionamiento del servicio: identificador de sesión, protección contra falsificación de solicitudes y preferencia de idioma. No se utilizan cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

12. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse. Los cambios relevantes se comunicarán por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma, indicando la fecha desde la cual rigen. La versión vigente es la publicada en esta página.

13. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales: [email protected].